Date d'entrée en vigueur : 16 septembre 2026
Dernière mise à jour : 30 octobre 2026
Koloku est exploité par Ki Fung Lau, faisant affaire sous le nom de Logiciel Koloku (NEQ 2282691460).
Ki Fung Lau, faisant affaire sous le nom de Logiciel Koloku (« nous », « notre » ou « nos »), exploite la plateforme de gestion de présence pour étudiants Koloku.
Pour chaque centre, Koloku conserve les renseignements que le centre y entre ou que son utilisation produit :
Si un centre utilise la fonction d'horaire du personnel, nous conservons aussi les noms, les coordonnées (courriel, téléphone), les disponibilités, les quarts de travail et les heures de pointage (arrivées et départs) du personnel de ce centre, tels qu'entrés par le centre ou enregistrés lorsque le personnel balaie son badge. Ces renseignements servent uniquement à afficher l'horaire du centre, à enregistrer et présenter les heures travaillées du personnel pour le centre, et à envoyer à chaque membre du personnel ses propres quarts par courriel; ils ne sont jamais utilisés à des fins de marketing ni communiqués à d'autres centres ou à des tiers.
Les données sont utilisées exclusivement pour le suivi de la présence et l'envoi d'alertes SMS/courriel automatisées. La fréquence des messages varie selon la présence quotidienne des étudiants. Des frais de messagerie et de données peuvent s'appliquer.
Lorsque c'est nécessaire pour offrir du soutien ou corriger un problème, Koloku peut consulter votre compte en lecture seule. Chaque accès est limité dans le temps et consigné.
Pour les renseignements sur les élèves, les parents et le personnel, le centre est l'organisation qui en est responsable; Koloku les conserve et les traite uniquement pour le compte du centre, afin de lui fournir le service. Les demandes des familles ou du personnel concernant ces renseignements sont d'abord adressées au centre, et nous l'aidons à y répondre. Les renseignements du personnel sont supprimés définitivement lorsque le centre supprime ce membre du personnel ou ferme son compte.
Les renseignements sur les enfants sont entrés par leur centre, qui est responsable d'obtenir le consentement d'un parent ou tuteur. Koloku ne recueille aucun renseignement directement auprès des enfants.
Si un centre offre Koloku Parent, un parent peut lier un téléphone en confirmant une adresse courriel que le centre a au dossier, ou avec un code à usage unique fourni par le centre. Nous conservons alors l'adresse courriel du parent, l'adresse d'alerte du téléphone et ses clés (fournies par le navigateur du téléphone), le type d'appareil, les enfants liés, les choix d'alertes du parent et la date de la dernière alerte. Les alertes contiennent le prénom de l'enfant, le nom du centre et l'heure. Elles sont livrées par le service d'alertes du fabricant du téléphone (Apple, Google ou Mozilla) sous forme chiffrée, de sorte que ce service ne peut pas les lire. Un témoin garde le téléphone lié pendant au plus deux ans. Les parents peuvent désactiver les alertes ou retirer le téléphone en tout temps dans l'app, et le centre peut aussi retirer un téléphone. Ces renseignements sont supprimés lorsque le téléphone est retiré, lorsque le service d'alertes indique que le téléphone n'existe plus, ou lorsque le compte du centre est supprimé. Ils ne sont jamais utilisés à des fins de marketing.
Selon ce que le centre offre, un parent peut aussi, depuis l'app, signaler une absence (avec une note facultative) ou demander un changement d'horaire. Ces renseignements sont transmis au centre : la note et la demande apparaissent dans le registre des présences et l'horaire du centre, et la réponse du centre est envoyée sur le téléphone du parent. Nous recommandons de ne pas y inscrire de détails de santé au-delà de ce dont le centre a besoin. L'app affiche aussi l'horaire de l'enfant, ses visites des 30 derniers jours, les coordonnées du centre et les messages que le centre a envoyés, qui peuvent être relus pendant 180 jours. Elle peut aussi afficher de courtes nouvelles sur les fonctions de l'app, sans envoyer d'alerte.
Nous conservons les renseignements d'un centre seulement le temps nécessaire :
Vous pouvez aussi demander la suppression de votre compte et de ses données en tout temps en écrivant à support@koloku.app.
Les serveurs de Koloku et ses fournisseurs de services sont situés principalement aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc être conservés ou traités à l'extérieur de votre province ou de votre pays. Chaque fournisseur est lié par une entente écrite qui l'oblige à protéger les renseignements et à ne les utiliser que pour fournir son service à Koloku :
Nous protégeons les renseignements par des connexions chiffrées (HTTPS), des mots de passe jamais stockés en clair (hachés), une séparation stricte des données de chaque centre, des protections contre les requêtes falsifiées et un accès de soutien en lecture seule, limité dans le temps et consigné. Si un incident touche les renseignements d'un centre, nous avisons ce centre rapidement et l'aidons à aviser les personnes concernées.
Koloku utilise uniquement des témoins fonctionnels, nécessaires au fonctionnement du site : votre session de connexion, votre choix de langue, votre adresse courriel si vous cochez « Mémoriser mon courriel », un témoin de parrainage, et le témoin de Koloku Parent qui garde un téléphone lié. Lorsque vous ouvrez un lien de parrainage, le code du centre qui vous a référé est conservé pendant 30 jours afin que ce centre et vous receviez le crédit de parrainage si vous vous inscrivez; il est supprimé dès votre inscription. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire ni de suivi.
Nous ne partageons, ne vendons, ne louons ni n'échangeons votre numéro de téléphone mobile ou vos données de consentement à la messagerie avec des tiers ou des affiliés à des fins de marketing ou de promotion, en aucune circonstance.
Toutes les catégories ci-dessus excluent les données d'adhésion et de consentement de l'expéditeur de messages texte; ces renseignements ne seront jamais partagés avec des tiers.
Nous maintenons une politique de confidentialité unique et clairement identifiée, accessible depuis la page d'adhésion à koloku.app/privacy. La politique précise que les numéros de mobile ne sont pas partagés, indique la fréquence des messages et mentionne que « des frais de messagerie et de données peuvent s'appliquer ».
Veuillez consulter nos Conditions Générales pour tous les détails du programme.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels pour Koloku est :
Ki Fung Lau
Courriel : support@koloku.app
Vous pouvez demander à consulter ou à corriger vos renseignements, retirer votre consentement ou nous demander de cesser de les utiliser. Écrivez à la personne responsable ci-dessus; nous répondons par écrit dans les 30 jours. Toute plainte peut aussi lui être adressée. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à l'autorité de protection de la vie privée de votre province, de votre État ou de votre pays.
Pour toute question relative à la confidentialité, communiquez avec Ki Fung Lau à support@koloku.app.